Hintergrundwissen Buchführung

Das Führen von Büchern (auch Buchführung oder Finanzbuchhaltung genannt) wird zwar oft als lästige Pflicht empfunden, ermöglicht aber sehr weitreichende Einblicke in Ihr Unternehmen.

So zeigt z.B. die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) den aktuellen Stand Ihres Gewinns im Vergleich zum Vormonat oder Vorjahr, lässt Rückschlüsse auf den hochgerechneten Jahresgewinn zu oder ermöglicht eine Detailanalyse von Kostenpositionen.

Gliederung:

• Was versteht man unter Buchführung
• Buchführungspflicht nach Handelsrecht und Steuerrecht
• Beginn und Ende der Buchführungspflicht
• Anforderungen an die Buchführung – GoBD
• Vorteile einer laufenden Buchführung
• Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen
• Aufzeichnung des Wareneingangs und Warenausgangs

Was versteht man unter Buchführung

Unter Buchführung versteht man die planmäßige, lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens anhand von Belegen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Bankkontoauszüge, Kassenaufzeichnungen oder ähnliches). Die gesetzliche Verpflichtung zur Buchführung ergibt sich aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften.

Pflicht zur Buchführung – gesetzliche Grundlagen

Handelsrechtlich (§ 238 HGB) ist jeder Kaufmann (Handelsgewerbetreibender, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigt) verpflichtet, Bücher zu führen und Abschlüsse aufzustellen (§ 242 HGB – Eröffnungsbilanz, Schlussbilanz). Von der Pflicht zur Buchführung sind bestimmte Kleinunternehmen befreit (§§ 241a, 242 Abs. 4 HGB).

Die Pflicht zur Buchführung nach Steuerrecht ist dagegen weit umfassender: Neben denjenigen, die schon handelsrechtlich verpflichtet sind, sind alle Gewerbetreibenden betroffen (unabhängig davon, ob Kaufmannseigenschaft vorliegt), die einen Umsatz von mehr als 600.000 € jährlich oder einen Gewinn von mehr als 60.000 € jährlich erzielt haben (§ 141 Abs. 1 AO). Bis 31.12.2015 betrugen die Grenzen noch 500.000 € und 50.000 €. Voraussetzung ist, dass die Finanzbehörde auf das Bestehen dieser Verpflichtung hingewiesen hat (§ 141 Abs. 2 AO).

Freiberufler sind weder handels- noch steuerrechtlich zur Buchführung verpflichtet. Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH) hingegen kraft Rechtsform immer. Unabhängig vom Bestehen einer Buchführungspflicht, muss für steuerliche Zwecke bei Vorliegen gewerblicher und auch freiberuflicher Einkünfte mindestens eine geordnete Belegablage und eine Gewinnermittlung in Form der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt werden.

Zusätzlich zur Buchführungspflicht ergeben sich aus den Steuergesetzen noch andere Nebenpflichten, z.B. die Führung eines Wareneingangs- oder -ausgangsbuches, siehe dazu unten.

Vergleich Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht

Verpflichtung für	Buchführungspflicht nach Handelsrecht	Buchführungspflicht nach Steuerrecht
Einzelkaufleute (z.B. Handwerker, Händler, sonstige Gewerbetreibende), bestimmte Personengesellschaften (z.B. GbR) und Vereine	Ja, wenn Kaufmannseigenschaft gegeben ist. Befreiung möglich, wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren Umsatzerlöse jeweils < 600.000 € oder Jahresüberschuss jeweils < 60.000 € (§ 241a HGB).	Ja, wenn Buchführungspflicht nach Handelsrecht gegeben ist (§ 140 AO) nach § 141 AO für gewerbliche Unternehmer auch dann, wenn Umsatz > 600.000 €/Jahr oder Gewinn > als 60.000 €/Jahr und die Finanzbehörde auf den Beginn der Verpflichtung hingewiesen hat.
Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, UG) und Personenhandels-gesellschaften (OHG, KG)	Ja, immer	Ja, immer
Freiberufler	Nein (nur freiwillig)	Nein (nur freiwillig)

 

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht beginnt in der Regel mit dem ersten buchführungspflichtigen Geschäftsvorfall. Dies kann bereits die vor der eigentlichen Geschäftseröffnung liegende Anschaffung des ersten Warenlagers sein. Für Gewerbetreibende, die aufgrund des Überschreitens der steuerrechtlichen Grenzen nach § 141 AO  (siehe oben) durch das Finanzamt aufgefordert werden, beginnt die Pflicht ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung folgt.

Die Buchführungspflicht endet für Einzelunternehmen mit der Einstellung des Geschäftsbetriebs. Zu diesem Zeitpunkt noch vorhandene Vermögenswerte gehen dann automatisch in Höhe des Verkehrswerts in das Privatvermögen des Einzelunternehmers über. Bei Personen- oder Kapitalgesellschaften endet die Buchführungspflicht erst nach Beendigung des Zeitraums der Abwicklung (= erst wenn der letzte Gegenstand verkauft oder die letzte Forderung realisiert wurde). Für Kapitalgesellschaften schreibt § 73 GmbHG bzw. § 272 AktG vor, dass das zum Ende der Abwicklung vorhandene Vermögen erst an die Anteilseigner verteilt werden darf, wenn ein Jahr (sog. „Sperrjahr“) vergangen ist.

Anforderungen an die Buchführung – GoBD

Sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht finden sich Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Eine sehr ausführliche Darstellung bietet das umfangreiche Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 14.11.2014. Es enthält auf insgesamt 37 Seiten zahlreiche Einzelheiten zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Folgende zentrale Grundsätze gelten übergreifend:

• Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermittelt ( § 238 Abs. 1 HGB, § 145 AO).
• Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit). Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.
• Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 239 Abs. 2 HGB, § 146 AO). Insbesondere die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten täglich festgehalten werden.
• Eintragungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar oder ungewiss ist, ob Veränderungen ursprünglich oder erst später vorgenommen wurden.
• Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah gegen Verlust zu sichern und für die Dauer der gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren.
  

  Hinweis:
  Ausschließlich elektronisch vorliegende Belege (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege) sind auch ausschließlich  elektronisch aufzubewahren!

• Digitalisierte Unterlagen sind durch ein EDV-System lesbar zu machen. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend!
• Der Finanzverwaltung muss durch die EDV ein umfassender Datenzugriff ermöglicht werden.

Weitere Anforderungen an eine elektronische Form der Buchhaltung, insbesondere bei Digitalisierung der Belege und Aufzeichnungen sowie elektronischer Archivierung finden Sie im oben genannten BMF Schreiben.

Vorteile einer laufenden Buchführung

Auch wenn Sie nicht gesetzlich verpflichtet sind, liegen die Vorteile einer laufend geführten Buchhaltung auf der Hand:

• Durch die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)) erhalten Sie einen zeitnahen und sehr aussagekräftigen Überblick über Ihre wirtschaftliche Situation für den abgelaufenen Monat, den Zeitraum vom Anfang des Jahres bis zum aktuellen Monat und einen Vorjahresvergleich. Dargestellt ist Ihr Umsatz, die einzelnen Kostenarten und der Gewinn jeweils als Betrag und als Prozentsatz (bezogen auf den Umsatz).
• Durch die Auswertung „Summen- und Saldenliste“ (SUSA) können Sie für jedes Buchhaltungskonto den aktuellen Saldo ablesen. Dadurch ist z.B. eine Abstimmung Ihrer Kundenbuchhaltung (sog. Kontokorrent) problemlos möglich.
• Durch die übersichtliche und geordnete Belegablage sowie die kontenmäßige Erfassung ist es später leicht möglich einen bestimmten Beleg wieder zu finden.
• Bestimmte Pflichten nach Steuerrecht (z.B. Aufzeichnung des Wareneingangs, siehe dazu unten) werden durch eine korrekte Buchhaltung gleich mit erfüllt.
• Die gesetzlich in bestimmten Zeitabschnitten abzugebende Umsatzsteuervoranmeldung erhalten Sie quasi als „Abfallprodukt“ zur Buchführung dazu.

Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen

Sowohl das Handelsrecht (§ 257 HGB) als auch das Steuerrecht (zB. § 147 AO, § 14b UStG) enthalten Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen. Kaufleute sowie alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkunftsarten (gewerblich/freiberuflich) müssen diese beachten. Bei bestimmten Bauleistungen haben allerdings auch Privatpersonen eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht zu beachten.

Übersicht aufbewahrungspflichtiger Unterlagen:

Was ist aufzubewahren?		Wie lange?
Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen auch Buchungsbelege		10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, z.B. Kassenbuch, Kontoauszüge, Eingangs- oder Ausgangs-Rechnungen, Lieferscheine, Stundenzettel		10 Jahre
empfangene bzw. abgesandte Handelsbriefe und sonstige Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind z.B. Angebote soweit sie zum Auftrag geführt haben, Kassenzettel (nicht aber Kassenbücher), E-Mails		6 Jahre
Bei bestimmten Bauleistungen muss die Rechnung sowie der Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage aufbewahrt werden		2 Jahre

Ausgedruckte Bankkontoauszüge sind 10 Jahre aufzubewahren. Bislang galten auch nur diese (eben ausgedruckt) als Buchungsbeleg. Dies hat sich ab 2014 geändert. In einem BMF Schreiben v. 24.07.2014 zu Aufbewahrungspflichten bei elektronischen übermittelten Kontoauszügen teilt die Finanzverwaltung nunmehr mit, dass „die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder … beschlossen [haben], ab sofort elektronische Kontoauszüge als Buchungsbeleg anzuerkennen, wenn der elektronische Kontoauszug bei Eingang vom Steuerpflichtigen auf seine Richtigkeit geprüft und dieses Vorgehen dokumentiert/protokolliert wird.“

Nach den aktuellen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist aber unbedingt der elektronische Kontoauszug 10 Jahre aufzubewahren und zwar elektronisch (also als Datei).

Aufzeichnung des Wareneingangs und/oder Warenausgangs

Diese Pflicht ergibt sich steuerlich aufgrund der Vorschriften der §§ 143 und 144 AO. Im Einzelnen umfasst dies:

Aufzeichnung des Wareneingangs
Nach § 143 AO müssen gewerbliche Unternehmer (d.h. keine Freiberufler) ihren Wareneingang gesondert aufzeichnen. Dies kann z.B. im sog. »Wareneingangsbuch« erfolgen. Aufzuzeichnen sind alle Waren einschl. der Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erwirbt.

Aufzeichnung des Warenausgangs
Nach § 144 AO müssen gewerbliche Unternehmer, die nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern, den für diese Zwecke bestimmten Warenausgang gesondert aufzeichnen. Dies kann z.B. im sog. »Warenausgangsbuch« erfolgen.

Was muss aufgezeichnet werden?
Nach § 143 AO bzw. § 144 AO müssen die Aufzeichnungen folgende Angaben enthalten:

1. Tag des Wareneingangs bzw. -ausgangs oder das Datum der Rechnung
2. Name und die Anschrift des Lieferanten bzw. Abnehmers
3. Handelsübliche Bezeichnung der Ware
4. Preis der Ware
5. Hinweis auf den Beleg

Die Aufzeichnungspflicht kann auch dadurch erfüllt werden, dass sich alle notwendigen Angaben aus der Finanzbuchhaltung ergeben, z.B. durch ein gesondertes Wareneingangs- bzw. -ausgangskonto.